Der Fall ungleicher Bezahlung in Südafrika wirft ein Schlaglicht darauf, wie Vorstände ihre Angelegenheiten regeln

Der Geschäftsmann Andile Ngcaba, der ehemalige Vorsitzende des südafrikanischen Technologieunternehmens Dimension Data, hat gegen das Unternehmen eine Klage auf über 400 Mio. Ren wegen ungleicher Entlohnung eingereicht.

Der Fall wirft interessante Fragen zur Arbeitsweise von Vorstandsausschüssen, zur Protokollführung und zur Einsichtnahme in die Vorstandsprotokolle auf.

Ngcaba war von 2004 bis 2016 Vorstandsvorsitzender des Unternehmens. 2016 erfuhr er, dass andere Senior Executive Directors mehr verdienten als er und dass sie von einem langfristigen Anreizprogramm profitierten, von dem er ausgeschlossen war.

Das entdeckte er, als das Unternehmen öffentlich Angaben zu den Gehältern der Geschäftsführer machte. Der südafrikanische Companies Act verlangt von Unternehmen, die Vergütung ihrer Direktoren und vorgeschriebenen leitenden Angestellten im Jahresabschluss anzugeben.

Dies gilt für Unternehmen, die ihren Jahresabschluss prüfen lassen müssen. Dazu gehören öffentliche Unternehmen, staatliche Unternehmen und Unternehmen mit einem Public Interest Score von 350 oder mehr. Diese Punktzahl hängt vom Umsatz, der Größe und den Aktivitäten des Unternehmens ab. Unternehmen können auch freiwillig ihre Jahresabschlüsse prüfen.

Ngcaba verklagt das Unternehmen wegen Nichteinhaltung seiner Vereinbarung zu gleicher Vergütung. Er fordert 261,3 Millionen Rand für unbezahlte Boni, 170 Millionen Rand Schadensersatz wegen Rassendiskriminierung und 10 Millionen Rand Schadensersatz wegen rassistischer Beleidigungen und Beleidigungen. Das Unternehmen weist die Vorwürfe von Ngcaba zurück.

Um ihn bei der Vorbereitung seines Falls zu unterstützen, bat Ngcaba um Einsicht in die Protokolle der Sitzungen des Vergütungsausschusses. Er erhielt nur die Protokolle von 2006 bis 2010. Der ehemalige CEO sagte aus, dass seit der Delisting des Unternehmens von der Johannesburg Stock Exchange im Jahr 2010 kein Protokoll geführt wurde. Es wurde nach der Übernahme durch das japanische Unternehmen Nippon Telegraph & Telefongesellschaft.

Am 23. Juni 2021 nahm das Gericht diese Aussage an.

Es stellt sich die entscheidende Frage: Dürfen Vorstandsausschüsse ohne Protokoll arbeiten?

Die Rolle der Vorstandsausschüsse

Der Companies Act und der südafrikanische King-IV-Bericht zur Corporate Governance legen die Regeln für die Führung von Unternehmensvorständen in Südafrika fest.

Aus praktischen Gründen ist es manchmal erforderlich, dass der Vorstand bestimmte Funktionen an Vorstandsausschüsse delegiert. Die meisten großen Unternehmen verfügen über einen Prüfungsausschuss, einen Vergütungsausschuss, einen Nominierungsausschuss und einen Risiko-Governance-Ausschuss. Einige Unternehmen bilden auch ein Executive Committee (exco), das aus dem Top-Management besteht, um das Tagesgeschäft des Unternehmens zu leiten.

Das Companies Act stellt klar, dass ein Verwaltungsratsausschuss die volle Autorität des Verwaltungsrats in Bezug auf eine ihm übertragene Angelegenheit hat. Laut King IV Report sollte ein Vorstandsausschuss aus mindestens drei Mitgliedern und einer bestimmten Anzahl von nicht geschäftsführenden Direktoren bestehen. Der König-IV-Bericht empfiehlt eine ausgewogene Machtverteilung, damit eine Person die Entscheidungen nicht dominieren kann.

Verwaltungsratsausschüsse helfen enorm bei der Führung von Unternehmen. Da sie beispielsweise klein sind, können sie mehr Zeit als der gesamte Vorstand aufwenden, um sich mit komplizierten Themen zu befassen. Ein weiterer Vorteil ist, dass sie externe Parteien, wie beispielsweise Experten, konsultieren und beraten lassen können.

Ein gutes Beispiel ist die Rolle eines Vergütungsausschusses. Seine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass Regisseure für ihre Arbeit angemessen entlohnt werden. Sie kann unabhängige Vergütungsexperten konsultieren, um bei der Festlegung von Vergütungsrichtlinien und der Strukturierung von Aktienanreizen zu helfen. Oft hat der Vorsitzende eine ständige Einladung zu den Vorstandsausschüssen.

Die Letztverantwortung für die Arbeit des Ausschusses liegt beim Vorstand. Der Vorstand kann die rechtliche Verantwortung für das Verhalten des Ausschusses nicht ablegen. Aus diesem Grund ist es ratsam, dass der Vorstand einen Berichtsrahmen einrichtet, der es den Vorstandsausschüssen ermöglicht, regelmäßig an ihn zu berichten.

Mitglieder von Verwaltungsratsausschüssen müssen die treuhänderischen Pflichten von Verwaltungsratsmitgliedern erfüllen, auch wenn sie keine Verwaltungsratsmitglieder sind. Sie müssen beispielsweise in gutem Glauben, für einen angemessenen Zweck und im besten Interesse des Unternehmens handeln.

Die Bedeutung von Vorstandsprotokollen

Gemäß dem Companies Act müssen Unternehmen Protokolle von Vorstandssitzungen und Vorstandssitzungen führen. Diese Anforderung gilt für alle Unternehmen, ob börsennotiert oder nicht börsennotiert.

Das Protokoll bestätigt die in der Sitzung besprochenen und beschlossenen Angelegenheiten. Sie zeichnen auch die Diskussionen auf, die zu der in der Sitzung getroffenen Entscheidung geführt haben. So weiß jeder, der das Protokoll liest, was zu einer bestimmten Entscheidung geführt hat.

Dies kann sehr wichtig sein, wenn es zu einem Rechtsstreit kommt und das Protokoll als Beweismittel vor Gericht eingetragen wird.

Sie sollten eine genaue Zusammenfassung der getroffenen Diskussionen und Beschlüsse enthalten. Es ist besser, die wichtigsten Punkte der Diskussion in der Sitzung zusammenzufassen, anstatt den Beitrag jedes Einzelnen detailliert darzustellen.

Das Protokoll ist mindestens sieben Jahre ab dem Sitzungstag aufzubewahren. Sie können in Papierform oder elektronisch aufbewahrt werden, solange sie in Papierform reproduziert werden können. Sie müssen am Sitz der Gesellschaft aufbewahrt werden, können aber auch an einem anderen Ort in Südafrika aufbewahrt werden. In diesem Fall muss das Unternehmen eine Mitteilung mit Angaben zu diesem Standort beim Companies Office einreichen.

Vorstandsprotokolle werden aus rechtlichen und praktischen Gründen benötigt. Wenn Direktoren keine Sitzungsprotokolle führen, verletzen sie möglicherweise ihre treuhänderischen Pflichten, in gutem Glauben und im besten Interesse des Unternehmens zu handeln, sowie die Pflicht, mit der gebotenen Sorgfalt, Sachkenntnis und Sorgfalt zu handeln. Sie riskieren auch eine persönliche Haftung.

Das Nichtanfertigen von Sitzungsprotokollen kann für das Unternehmen zu Problemen führen, wenn die Direktoren unterschiedliche Erinnerungen an das, was bei einer Sitzung vereinbart wurde, haben.

Wer kann auf das Vorstandsprotokoll zugreifen?

Protokolle von Vorstandssitzungen und Ausschusssitzungen sind vertraulich. Aber nicht, wenn das Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, die Protokolle Gerichten oder Aufsichtsbehörden wie der Johannesburg Stock Exchange zur Verfügung zu stellen. Auditoren haben in der Regel im Rahmen des Auditprozesses Zugang zu den Protokollen.

Verwaltungsratsmitglieder können die Protokolle von Verwaltungsratssitzungen und Verwaltungsratsausschusssitzungen einsehen, Aktionäre haben jedoch kein gesetzliches Recht dazu, es sei denn, die Satzung des Unternehmens lässt dies zu. Es ist unwahrscheinlich, dass Unternehmen dies zulassen, da sie Schaden erleiden könnten, wenn ihre vertraulichen Informationen an Wettbewerber weitergegeben würden. Beispielsweise könnte ein Aktionär des Unternehmens auch Aktionär des Konkurrenten des Unternehmens sein.

Es ist eine gute Idee, das Protokoll den Direktoren bald nach der Sitzung zur Stellungnahme zuzuleiten. Auf diese Weise können bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden. Sobald der Vorsitzende das Protokoll unterzeichnet hat, ist es ein Beweis für den Verlauf dieser Sitzung und kann vor Gericht verwendet werden, sofern nicht das Gegenteil bewiesen wird. Deshalb ist es so wichtig, dass die Protokolle genau sind.

Das Gesetz besagt, dass Vorstandsausschüsse ohne Protokollführung nicht funktionieren dürfen. Es bleibt abzuwarten, ob den Mitgliedern des Vergütungsausschusses von Dimension Data rechtliche Konsequenzen für die unterlassene Protokollführung der letzten zehn Jahre drohen.

Es scheint, dass Ngcaba keine andere Wahl hat, als seinen Prozess wegen ungleicher Bezahlung fortzusetzen, ohne dass die Entscheidungen des Vergütungsausschusses seit 2010 dokumentiert sind. Dies wird zweifellos einige Herausforderungen mit sich bringen.

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